Учетных функций. Аутсорсинг учётных функций бухгалтерия, расчёт зарплат и кадровый учёт Рынок России

Система бухгалтерского учёта, применяемая в нашей стране, за последние годы претерпела некоторые изменения. Такая реформация была связана с адаптацией учёта к требованиям международных стандартов и проведением экономических реформ. В статье расскажем про задачи и функции бухгалтерского учета, дадим их подробное описание.

Задачи бухгалтерского учёта

Ведение финансово-хозяйственной деятельности на любом предприятии требует определённого порядка. Хозяйственный учёт активов компании, внесение данных, выявление финансового результата требуют определённой систематизации и контроля. Закон о бухгалтерском учёте №129-ФЗ определяет основные задачи учёта, которые характеризуются следующим образом:

• Полное и своевременное формирование информации, связанной с деятельностью компании, для внутреннего и внешнего пользования.
• Обеспечение информацией с целью контроля над соблюдением законодательных актов.
• Предотвращение негативных последствий, связанных с финансовой устойчивостью компании.
• Поддержание конкурентоспособности.

Руководство компании всегда нуждается в полном и своевременном предоставлении бухгалтерских расчётов. Такая актуальность необходима для принятия решений, связанных с ведением бизнеса в режиме реального времени. Чёткое отражение данных в регистрах бухгалтерского учёта позволяет более эффективно и гибко управлять производственным процессом, и своевременно выявлять негативные отклонения.

Для более подробного отражения данных бухгалтерский учёт ведётся в разрезе аналитических субсчетов, которые заполняются на основании первичной документации управленческого и производственного учёта. Читайте также статью: → “ ». Руководителей компаний и учредителей в первую очередь интересует эффективность использования капитала.

Такие данные обычно предоставляются работниками бухгалтерии по результатам определённого отчётного периода. В связи с этим наиболее актуальной задачей учёта становится не своевременность, а полнота информации. Подробная детализация данных, позволяющая сравнить динамику нескольких периодов, имеет наибольшую востребованность.

Решение задачи по предотвращению негативных последствий основано на использовании единых принципов группировки данных. Такой подход позволяет наиболее качественно анализировать бухгалтерские расчёты, и в случае выявления отклонений применять стандартные решения.

Функции бухгалтерского учета

Система бухгалтерского учёта разработана для выполнения ряда функций, которые позволяют вводить полученную информацию, контролировать сохранность имущественных ценностей, анализировать данные, обеспечивать необходимой информацией пользователей отчётности, осуществлять обратную связь с производственными подразделениями.

К наиболее значимым функциям можно отнести следующие:

• контрольную;
• сохранную;
• аналитическую;
• информационную;
• обратной связи.

Каждая из перечисленных функций имеет важное значение в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности и заслуживает отдельного рассмотрения.

Контрольная функция бухгалтерского учета

Контрольная функция бухгалтерского учёта имеет весомое значение в условиях современных рыночных отношений. Благодаря внедрению новых учётных программ и совершенствованию методов учёта происходит усиление контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Несмотря на разнообразие форм собственности и возложение на предпринимателя разной степени ответственности, контроль над ведением хозяйственного процесса не ослабевает. Контролирующие органы пристально следят за соблюдением законодательных актов во всех отраслях народного хозяйства. Кроме того, значимость контрольной функции бухгалтерского учёта возрастает в связи с потребностью юридических лиц знать не только свои внутренние показатели, но и сравнивать их с финансовой устойчивостью конкурентов.

С помощью бухгалтерского учёта осуществляется контроль над всеми хозяйственными процессами независимо от стадии производства. Такой порядок ведения деятельности помогает своевременно анализировать ситуацию, и на основе полученных данных принимать управленческие решения. Привлекая различные методы и приёмы, в бухгалтерском учёте могут осуществляться следующие виды контроля:

От того, насколько тщательно будет проведён предварительный контроль, зависит целесообразность всей операции. Поэтому не стоит пренебрегать этой функцией, даже если сделка не очень значительная. На предприятии контроль может осуществляться по нескольким направлениям:

• эффективность использования основных фондов, своевременность отнесения амортизационных начислений на затраты;
• рациональное использование товарно-материальных ценностей, топливных ресурсов, расходных материалов;
• выполнение намеченных планов по объёму производимой продукции, а также снижению затрат, повышающих себестоимость товара;
• рациональное использование рабочего персонала;
• оценка деятельности вспомогательных производств, цехов, обслуживающих служб;
• формирование производственных и непроизводственных затрат, вычисление коммерческих расходов;
• создание резерва по сомнительным долгам;
• формирование информации о финансовом состоянии компании;
• составление отчётности;
• использование прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Использование электронного документооборота, а также применение бухгалтерских программ способствуют усилению контроля над учётным процессом.

Службы, имеющие отношение к формированию бухгалтерского учёта, имеют строго определённые сферы контроля:

Сфера контроля	Ответственная служба
Соблюдение правил оформления и отпуска ТМЦ	Бухгалтерия, работники цеха
Правильность начисления оплаты труда, удержание взносов и налоговых платежей	Бухгалтер, кадровая служба
Контроль над ценовой политикой
Соблюдение штатного расписания, применение тарифной сетки окладов	Бухгалтерия, кадровая служба
, соблюдение кассовой дисциплины	Бухгалтерия
Инвентаризация имущества, товарно-сырьевых запасов,	Бухгалтерия, работники цехов и вспомогательных производств
Правильность определения прибыли,	Бухгалтерия
Погашение долгов, списание просроченной дебиторской задолженности, списание недостачи	Экономический отдел, бухгалтерия

Контрольная функция бухгалтерского учёта считается наиболее важной, так как способствует достижению коммерческой цели компании и помогает предотвратить негативные последствия.

Обеспечение сохранности имущества

Обеспечение сохранности собственности усиливает бухгалтерский контроль. Реализация такой функции предполагает наличие специально оборудованных помещений для хранения товара и других ценностей, измерительных приборов, мерной тары и другого контрольного оборудования.

Контроль над сохранностью имущества осуществляется с помощь проведения регулярной инвентаризации, которая выявляет изменения, произошедшие за определённый период времени. Читайте также статью: → “ ». Во время проведения проверки определяется, все ли операции были оформлены в соответствии с первичными документами. При обнаружении несоответствия в учёт вносятся корректирующие записи в соответствии с данными инвентарной ведомости.

Инвентаризация играет важную роль в формировании себестоимости, так как позволяет своевременно определить потери материально-сырьевых и топливных запасов, а также исключает факт хищения имущества.

В связи с тем, что проведение инвентаризации предполагает обработку довольно большого массива информации, при использовании такого метода контроля применяется электронно-вычислительная техника, позволяющая проводить сравнительный анализ данных в разных периодах, выявлять возможные отклонения, оценивать сохранность имущества.

Аналитическая функция бухучета

В условиях современных рыночных отношений и постоянного усовершенствования управления капиталом значение аналитической функции трудно недооценить. Вся аналитика хозяйственной деятельности фирмы строится на документально подтверждённой бухгалтерской информации. Аналитическая функция неразрывно связана с информационной, но, тем не менее, эти понятия несут разную смысловую нагрузку.

Использование аналитической функции позволяет определить:

• эффективность работы всех структур предприятия;
• рентабельность компании;
• обоснованность затрат;
• необходимые объёмы реализации;
• количество обслуживающего персонала;
• экономическую политику с учётом инфляции.

Информационная функция бухгалтерского учёта

Такая функция является одной из главных в системе бухгалтерского учёта. Её роль заключается в накоплении и обобщении полученной информации, относящейся к финансово-хозяйственной деятельности компании. Сведения, сформированные на счетах бухгалтерского учёта, используются в статистическом и оперативном учёте. Читайте также статью: → “ ». С их помощью осуществляется прогнозирование дальнейшей деятельности, выбирается стратегия ведения бизнеса.

Информационные данные могут быть предоставлены внешним пользователям для оценки финансового состояния компании. При этом заинтересованными пользователями могут быть будущие партнёры фирмы, инвесторы, кредиторы, налоговые органы и другие государственные структуры.

Каждый сторонний пользователь оценивает предоставленные данные со своей точки зрения в соответствии с требуемыми критериями:

Предоставляемая информация	Сторонние пользователи
Доходность предполагаемых инвестиций, рентабельность компании, вероятность выплаты дивидендов	Инвесторы, кредиторы, работники кредитных учреждений
Платёжеспособность компании, наличие залогового имущества, гарантийных обязательств, возможность выплаты процентов	Банки, финансовые партнёры
Финансовая устойчивость фирмы, регулярная выплата заработной платы, соблюдение трудового законодательства	Соискатели и работники
Соблюдение договорных обязательств, своевременное погашение задолженности перед контрагентами	Поставщики, подрядчики и потенциальные партнёры компании
Надёжность компании, качество выпускаемой продукции и оказания услуг	Покупатели, заказчики
Статистические данные, бухгалтерская отчётность, соответствие нормам ведения народного хозяйства	Государственные органы, налоговая инспекция, отдел статистики
Информация об участии компании в общественной деятельности на региональном и федеральном уровне	Общественность

Предоставление любой информации сторонним пользователям должно осуществляться с учётом конфиденциальности данных.

Функция обратной связи

Система управления бизнесом построена по принципу обратной связи. Постоянный обмен бухгалтерскими данными между различными производственными службами позволяет осуществить бесперебойное функционирование всей системы.

При использовании обратной связи наиболее эффективно выявляются различные отклонения от нормы, открываются скрытые резервы и снижаются необоснованные затраты. Непрерывный бухгалтерский учёт обеспечивает пользователей данными о состоянии оборотных активов, о взаимоотношениях с партнёрами, кредитными учреждениями, контролирующими органами.

Актуальные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. На каких условиях предоставляется информация третьим лицам?

Предоставление бухгалтерской информации должно осуществляться в соответствии с соблюдением закона о конфиденциальности. Особое внимание следует уделять персональным данным, которые не подлежат разглашению без разрешения физического лица.

Вопрос №2. Какова роль функции обратной связи при общении с контролирующими органами?

Регулярное общение с налоговыми органами позволяет контролировать поступление бюджетных платежей и своевременно устранять ошибки в представленной отчётности.

Вопрос №3. Какова роль инвентаризации в обеспечении сохранности денежных средств?

Проведение инвентаризации денежной наличности позволяет сравнить данные бухгалтерского учёта с реальным остатком по кассе. В результате полученной информации анализируется соблюдение кассовой дисциплины и ответственность кассира.

Вопрос №4. Можно ли осуществить функцию обратной связи без применения бухгалтерской программы?

Ручная обработка данных значительно затрудняет процесс обмена данными. Кроме того, при таком ведении учета может пострадать достоверность вводимой информации. Обмен данными между производственными службами практически невозможен.

Вартан Ханферян

Передача на сторону учетных функций - бухгалтерии, кадровой службы или составления финансовой отчетности - растет в России завидными темпами. И хотя подавляющую часть клиентов аутсорсинга учета, как и прежде, составляют иностранные компании, к ним присоединяется и российский бизнес.

Устойчивый спрос на сопровождение неключевых бизнес-процессов - бухгалтерии, налогообложения и кадров - продолжает приносить провайдерам аутсорсинг-услуг доходы. Это подтверждают результаты нашего третьего ренкинга ведущих компаний в области аутсорсинга учетных функций: по сопоставимым данным участников нынешнего списка в 2011 году, их суммарная выручка увеличилась на 17% и достигла 5 млрд рублей (по итогам 2010 года мы отмечали 13% и 3,8 млрд рублей соответственно, см. «Эксперт» № 23 за 2011 год).

Такого объема дохода и темпов роста удалось достичь за счет как новых, так и постоянных клиентов. Экономическая конъюнктура позволяет заказчикам не только возобновлять, но и постепенно увеличивать инвестиции в свое развитие и повышение эффективности бизнеса. В результате помимо закупок консалтинга или ИТ-услуг клиент интересуется и обслуживанием неосновных видов деятельности.

В то же время провайдеры аутсорсинга стали уделять еще больше внимания качеству обслуживания и совершенствованию услуг - в том числе этого требую подкованные заказчики. А проекты становятся все более комплексными. И все это не могло не отразиться на стоимости услуг аутсорсинговых фирм.

На этой волне отмечается повышенный спрос на аутсорсинг подготовки бухгалтерской и финансовой отчетности - объемы заказов здесь резко увеличились, а выручка участников ренкинга выросла почти на треть по отношению к предыдущему году (см. график 1). Правда, основной бизнес компаний из списка по-прежнему связан с более объемными услугами - бухгалтерским и налоговым учетом, который, в отличие от разовой подготовки отчетности, предусматривает регулярное полное бухгалтерское обслуживание или частичное ведение учета по отдельным участкам, а также расчет зарплат. На долю выручки от этих услуг в 2011 году пришлось почти 70% дохода участников списка (см. график 2), хотя динамика роста выручки по этим направлениям и не столь высока (подробнее об этом ниже).

График 1. Спрос на услуги подготовки отчетности по РСБУ и МСФО активизировался.
Изменение выручки участников рэнкинга по направлениям аутсорсинга функций учета за 2011 год.

Источник: "Эксперт РА", по сопоставимым данным участников рэнкинга

График 2. Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета приносит его провайдерам бОльшую часть выручки.
Структура выручки участников рэнкинга по итогам 2011 года* (%).

Новый запал

Главная задача, которую стремятся решить клиенты, применяя аутсорсинг, - снижение затрат и повышение качества бизнес-процессов. Поэтому потребность в аутсорсинге учетных функций не снижается. Во всяком случае, выручка компаний из списка ведущих из года в год растет. Причем в 2011 году ощутимый рост доходов - 20% и более - был присущ почти каждой второй компании списка, и лишь 13 участников ренкинга завершили год с отрицательной динамикой.

Во многом рынок развивался благодаря новым клиентам. Например, минимальное число заказчиков услуг в области бухгалтерского учета и налогообложения в 2011 году, по данным участников ренкинга, - 2711 компаний, тогда как годом ранее их было 2189. «Заказчиков действительно стало больше. Аутсорсинг попал в поле зрения крупного российского бизнеса и рассматривается как возможность снижения рисков (неправильно посчитанных налогов, раскрытия инсайдерской информации и даже рисков рейдерских захватов)», - считает вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA Андрей Шабанов . Рост клиентского пула отметили и в компании Intercomp Global Services, у которой за последний год значительная часть нового бизнеса пришлась не на иностранные компании, как раньше, а на средние и крупные российские предприятия.

Отчасти спрос формируется фискальной политикой. «Рост налоговой нагрузки в 2012 году на заработную плату выше 43 тысяч рублей (а это средняя зарплата в городах-миллионниках) заставляет работодателей задуматься об оптимизации расходов. На практике выгоднее передать бухгалтерские и кадровые функции провайдеру, способному организовать их более дешевую реализацию», - считает Intercomp Global Services Россия и СНГ Сергей Бучин .

В связи с активизацией интереса к аутсорсингу нового клиента ожидают и в лице государства. «Не стоит сбрасывать со счетов заявления правительства, стимулирующие госорганы подумать, как оптимизировать непрофильные процессы путем использования аутсорсинга», - обращает внимание на инициативы власти Сергей Бучин. Речь идет о выдвинутом Минэкономразвития в начале 2011 года предложении передать функции, не имеющие отношения непосредственно к госуправлению, на субподряд бизнесу или подведомственным организациям. Правда, какие именно это функции и как их «разгосударствление» приведет к росту рынка, пока не ясно. Сейчас же госорганизации не слишком активно используют аутсорсинг: по данным участников нашего ренкинга, за 2011 год на бюджетных конторах они заработали чуть более 1,5 млн рублей, то есть менее 0,1% всей выручки (см. график 3). А среди лидеров спроса - торговля, строительство и девелопмент, нефтяная и нефтегазовая промышленность: здесь на аутсорсинге учета провайдеры заработали 755,7, 339,6 и 290,5 млн рублей соответственно.

График 3. Государство пока что не активно в использовании услуг аутсорсинга учетных функций.
Распределение выручки участников рэнкинга по отраслям экономики за 2011 год*

Источник: "Эксперт РА", по данным участников рэнкинга

На старых дрожжах

Впрочем, не совсем верно говорить только о влиянии на динамику рынка новых заказчиков и недооценивать клиентов старых. Все-таки более весомой остается совокупность таких факторов, как развитие информационных технологий, повышение уровня сервиса, подготовка клиента, комплексность проектов ввиду развития бизнеса заказчика. Поэтому постоянные клиенты не отстают и, как считает Андрей Шабанов, чаще рассматривают возможность передачи на аутсорсинг все новых внутренних функций: начав с аутсорсинга зарплаты, они проявляют интерес к аутсорсингу всего бухучета.

Растущие объемы бизнеса в секторе аутсорсинговых услуг обусловлены и усложнением проектов. «Услуга уже не сводится к простому ведению бухгалтерии или к расчету зарплаты. Все больше заказов содержит в себе значительный объем системной интеграции, когда задействуется все более сложное ПО», - поясняет генеральный директор аутсорсингового подразделения компании BDO Сергей Тиунов .

В свою очередь, спрос клиентов, не первый год использующих аутсорсинг учета, диктует провайдерам необходимость повышения качества сервиса. Да и сам клиент становится более требовательным, желая видеть в соглашениях о качестве оказываемых услуг (Service Level Agreement, SLA) детальное их описание, скорость обработки запросов, разграничение ответственности. «Клиенты стали лучше разбираться в тонкостях аутсорсинга. Все больше заказчиков, подписывая договор, сразу оговаривают стратегию выхода (расторжение договора с провайдером и перенос функции к себе или другому исполнителю). При заключении договора также зачастую оговариваются не только стоимость и сроки оказания услуг, но и требования к качеству и полноте сервиса. Кроме того, SLA предусматривают уменьшение стоимости услуг в зависимости от качества и сроков выполнения операций, другими словами, через достижение KPI», - поясняет генеральный директор компании Acsour Татьяна Модеева .

Теоретически повышение прозрачности бизнеса, увеличение числа публичных компаний, потребность в грамотном учете и составлении отчетности должны вести к росту числа компаний, интересующихся решениями в области аутсорсинга. Кроме того, развитие клиентского бизнеса, его расширение и масштабируемость будут увеличивать число и широту проектов аутсорсинга. Однако становится очевидным, что такая модель развития существенного прироста рынку не принесет. Конечно, комплексные проекты и их информатизация предусматривают решение большего числа задач и стоят дороже, чем ведение отдельных участков учета. Однако внедренные ИТ и отлаженные функции вряд ли будут расти в цене (из года в год их придется только обновлять). В условиях высокой конкуренции и подкованности заказчика цены придется держать на коротком поводке, а участники ренкинга уже говорят, что заказчик хочет получить услуги премиум-класса по цене эконома.

Отчетность снова в цене

Наиболее существенно за последний год потребительские предпочтения изменились в отношении аутсорсинга подготовки отчетности по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ) и международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). По этим направлениям выручка у компаний - участниц ренкинга росла самыми высокими темпами: за 2011 год прирост составил 28 и 27%, а ее объем достиг 333,8 и 491,95 млн рублей соответственно. Хотя годом ранее мы фиксировали прирост на уровне –7 и –9% соответственно.

Аутсорсинг подготовки отчетности по РСБУ.

Что касается отчетности по РСБУ, то, по большому счету, здесь работает фактор развития инвестпроцессов. Компании стремятся к прозрачности и наличию достоверной и качественной информации для привлечения финансирования. Как правило, речь идет о малом и среднем бизнесе.

Вектором развития этого сегмента может стать привлечение в аутсорсинг-обслуживание компаний, для которых с недавнего времени стало необязательным проводить аудит отчетности. К ним относятся организации с выручкой до 400 млн рублей и суммой активов бухгалтерского баланса до 60 млн рублей. Впрочем, есть вероятность, что наблюдаемый прирост в этом сегменте связан как раз с этим фактором.

Аутсорсинг подготовки отчетности по МСФО.

Прирост объема работ по аутсорсингу подготовки отчетности в соответствии с МСФО форсирован возрастающими потребностями компаний - ведь такая отчетность по-прежнему обязательна при кредитовании и на биржах, обеспечивает информацией акционеров и руководство бизнеса, нередко применяется как инструмент определения ключевых показателей эффективности. «Сейчас для компаний встает вопрос сокращения сроков и увеличения периодичности подготовки отчетности. Таким клиентам весьма интересны проекты быстрого закрытия и автоматизации подготовки отчетности в системах 1С, SAP и IBM Cognos Controller. Заказчик также интересуется полным аутсорсингом подготовки отчетности. Эта функция предусматривает только контроль со стороны руководства заказчика над процессом подготовки и определение ключевых вопросов по финансовому результату и финансовому состоянию. Данный подход позволяет экономить значительную часть постоянных расходов и фокусироваться на более важных процессах, не отвлекаясь на технику подготовки», - отмечает факторы спроса партнер компании ADE Professional Solutions Артем Заверталюк.

Среди прежних факторов участники выделяют интерес к аутсорсингу со стороны иностранных фирм. По словам руководителя департамента аутсорсинга АКГ «Интерком-Аудит» Светланы Бороздиной , клиенты обращаются за регулярной трансформацией бухгалтерской отчетности в управленческую, а также за согласованием методологии российского бухучета с требованиями службы внутреннего контроля материнской компании, работающей по международным стандартам.

Классика жанра

Устойчивый спрос на бухгалтерское сопровождение продолжает приносить провайдерам львиную долю доходов: наибольшая часть выручки участников ренкинга приходится на услуги аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета - в 2011 году это 42% общей выручки компаний из списка. Прирост показателя за год составил 14%.

По словам Сергея Тиунова, спрос на аутсорсинг функций учета обусловлен растущей потребностью клиентов в грамотной и качественной подготовке всех финансовых и налоговых отчетов, а также в поддержке при взаимодействии с контролирующими органами. «Наиболее часто заказчики к нам сегодня обращаются для снижения налоговых рисков и рисков, связанных с человеческим фактором. Для наших клиентов также важна экономия за счет передачи проекта на аутсорсинг при масштабируемости бизнеса», - рассказывает Тиунов.

Помимо этого, заказчик стал проявлять интерес к транзакционному аутсорсингу - ведению отдельных, как правило узких, участков учета. «Это услуги по ведению кассы, обработке авансовых отчетов или услуги по администрированию закупок, включающие в себя работу с дебиторами. Зачастую они оказываются крупными фирмами, так как требуют больших инвестиций в ИТ-инфраструктуру, высокой экспертизы и уровня менеджмента со стороны провайдера», - рассуждает о факторах спроса в сегменте Татьяна Модеева.

Лакомым куском для провайдеров остается и вновь созданный бизнес, передающий функции по постановке бухгалтерского учета, - в этом случае провайдерам не надо трудиться над чужими ошибками.

Расчет заработной платы и кадровый учет .

Весьма значимым для клиентов остается аутсорсинг расчета зарплаты - на долю этой услуги в 2011 году пришлось 24% выручки участников ренкинга, или почти 1,14 млрд рублей. А вот на кадровом учете и делопроизводстве участники списка заработали в пять раз меньше. Возможно, выручка в этих сегментах могла быть и выше, но, по словам участников ренкинга, еще присутствует негативный фактор минимизации налогов на фонд оплаты труда через выплату зарплаты по серым схемам, а аутсорсинг функций расчета в этом случае невозможен.

Впрочем, оба направления аутсорсинга сегодня характеризуются выразительной динамикой роста: годовой прирост доходов компаний - участниц ренкинга составил 16 и 24% соответственно (против 1 и 5% год назад). «Все больше компаний задумывается о приведении своего кадрового документооборота в соответствие с требованиями трудового законодательства. Поэтому многие клиенты стали проявлять заинтересованность в проведении аудита и восстановлении кадровой документации за прошлые периоды», - объясняет генеральный директор Unistaff Payroll Solutions Георгий Горгонов .

На сегменты расчета зарплаты и кадрового учета оказывает влияние и развитие ИТ. Например, популярной становится возможность удаленного доступа заказчика к своим данным. «По мере того как передаваемые на аутсорсинг основные функции кадрового учета и расчета зарплаты начинают работать более эффективно, клиент задумывается о том, как сделать взаимодействие более дружелюбным по отношению к сотрудникам и линейным менеджерам. За прошлый год значительно возросло число запросов, связанных с возможностью создания «личных кабинетов» сотрудников с доступом к актуальной для них информации, документов, шаблонов форм и так далее», - рассказывает Георгий Горгонов.

Дополнительный спрос обеспечивают иностранные компании. «Если говорить о кадровом администрировании и делопроизводстве, расчете и начислении заработной платы как об отдельных услугах, то мы видим заметный рост потребности со стороны международных клиентов. Издержки на ведение коммерческой деятельности в России возросли, поэтому у компаний растет интерес к этому виду услуг, они ищут источники сокращения затрат. Кроме того многие компании используют перевод расчетных центров из Москвы в регионы. Подобная практика влечет за собой значительные одномоментные траты, но позволяет сфокусироваться на основных бизнес-задачах и существенно сэкономить в долгосрочной перспективе», - считает Наталья Новоженина , директор компании «АНКОР Учетные функции».

Для рассматриваемых сегментов услуг все так же свойственно сближение и трансформация в комплексные проекты. Лидеры этих направлений отмечают, что заказчик все чаще интересуется комплексными решениями, включающими в себя расчет зарплаты и кадровое администрирование. Это, в свою очередь, дает основание объединить обе практики при подготовке следующего ренкинга.

Применительно к земельным отношениям можно выделить такие составляющие ее разновидности:

Экологическая учетная функция выражается в осуществлении мониторинга земель, который согласно п. 2 Положения об осуществлении государственного мониторинга земель представляет собой систему сведений о состоянии земельного фонда для своевременного выявления изменений, их оценки, предупреждения и устранения последствий негативных процессов. При этом мониторинг земель является составной частью мониторинга за состоянием окружающей среды.

Экономическая учетная функция выражается в ведении государственного земельного кадастра, представляющего собой систему необходимых сведений и документов о правовом режиме земель, их распределении по собственникам земли, землепользователям и арендаторам, категориям земель, о качественной характеристике и ценности земель.

Учетная функция является базовой для остальных функций государственно-правового регулирования земельных отношений, поскольку от точности знаний о наличии и состоянии земельного фонда зависит эффективность планирования, распределения и перераспределения земель, контроля и охраны, их правильного использования. В силу этого учет должен быть объективным, а последнее достигается соблюдением следующих правил:

Всеобщностью учета, согласно которой, например, земельно-кадастровому учету подлежат все земли, независимо от их категорий (п. 3Положения о порядке ведения государственного земельного кадастра); объектом мониторинга являются все земли, независимо от форм собственности на землю, целевого назначения и характера использования (п. 3 Положения о мониторинге земель);

Системностью учета, предполагающей целостность множественных подходов в учете земель. Например, мониторинг земель как система учета включает в себя подсистемы, соответствующие категориям земель (мониторинг земель сельскохозяйственного назначения, мониторинг земель поселений и т.п.); в зависимости от сроков проведения выделяется базовый, периодический и оперативный; в процессе ведения государственного земельного кадастра выявляется совокупность сведений о правовом режиме, целевом назначении, количестве, качественном состоянии и оценке земель (п. 12 Положение о порядке ведения государственного земельного кадастра);

Эффективностью учета, предполагающей, например, при ведении государственного земельного кадастра применить, современные технические средства, компьютерные системы и методы получения, обработки, хранения и предоставления земельно-кадастровой документации (п. 5 Положения о порядке ведения государственного земельного кадастра);

Достоверностью учета, при нарушении которой возможны значительные просчеты в государственном регулировании земельных отношений, а поэтому ответственность за достоверность сведений земельно-кадастровой документации несут руководители органов, на которые возложено ведение государственного земельного кадастра (п. 12 указанного Положения);

Непрерывностью учета, обусловленной естественной изменчивостью состояния земли в зависимости от естественных и антропогенных факторов, что требует постоянного обновления информации об этом объекте. Поэтому содержание мониторинга земель составляют систематические наблюдения (съемки, обследования и изыскания) за состоянием земель, выявление изменений и их оценка. В земельно-кадастровом учете выделяется такая функция, как текущий учет земель, осуществляемый в целях уточнения и обновления первичных кадастровых данных, в ходе которого выявляются и регистрируются изменения, происходящие в составе земель, их качественном состоянии и использовании (п. 10 Положения о порядке ведения государственного земельного кадастра);

Единством методики учета на всей территории РФ. По мониторингу земель составляется федеральная программа мониторинга земель на соответствующий период, ежегодно (не позднее 1 сентября) уточняемая с учетом поступающих предложений. Государственный земельный кадастр ведется по единой для Российской Федерации методике в тесной взаимосвязи и с соблюдением принципов совместимости с территориальным, лесным, водным кадастрами и кадастрами других видов природных ресурсов (п. 3 Положения о порядке ведения земельного кадастра);

Гарантированностъю обеспечения учета. Так, техническое обеспечение мониторинга земель осуществляется автоматизированной системой, имеющей пункты сбора, обработки и хранения информации в местных органах Федерального агентства кадастра объектов недвижимости. Финансирование программ по мониторингу земель осуществляется из средств бюджета. Государственный земельный кадастр ведется за счет республиканского бюджета, что составляет финансовые и материальные предпосылки гарантированности обеспечения учета земель и их состояния;

Возможностью и гарантированностъю внедрения полученных данных учета в практику использования земель, поскольку без наличия этого правового механизма бесполезной оказывается и вся учетная функция. Данные государственного земельного кадастра, согласно п. 6 Положения о порядке ведения государственного земельного кадастра, подлежат обязательному применению при планировании использования и охраны земель, их изъятии, оценке хозяйственной деятельности землепользователей и т.п.

3. Плановая функция (функция планирования)

Начиная с 1974 г. государственные планы по рациональному использованию всех природных ресурсов и по охране природы стали составной частью годовых, пятилетних и перспективных планов развития всего народного хозяйства.

В настоящее время планирование использования земель и их охраны (как и других природных ресурсов) предусмотрено в отраслевом законодательстве.

Функция планирования использования и охраны земель вытекает из потребности рационального и эффективного использования и охраны земельных ресурсов.

Объектом планирования использования земель и их охраны является деятельность людей (коллективов, предприятий, учреждений, организаций, отраслей, регионов и т.д.).

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131- ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» вопросы отраслевого использования земель решаются только с согласия органов местного самоуправления (местной администрации). Им же предоставлено право непосредственно осуществлять планирование использования земель, находящихся в их ведении, совместно с местными органами по земельным ресурсам.

Функция планирования использования земель и их охраны находится в непосредственной связи с кадастром земель, поскольку вести планирование использования и охраны земель возможно лишь при наличии данных земельного кадастра.

Хозяйственное и иное использование и освоение земель производится на основе решений федеральных органов, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления.

Планирование осуществляется в целях определения долгосрочной перспективы развития территории на основе социально-экономических программ и утвержденной в установленном порядке землеустроительной, градостроительной, природоохранной и иной документации.

Современные подходы к ведению бизнеса требуют от компаний внедрения технологий непрерывных улучшений в области управления финансовой функцией, связанных как со снижением операционных издержек за счет консолидации сервисных услуг, так и с трансформацией существующих процессов учета. Кроме того, постоянно усиливающаяся конкуренция требует от руководства компаний создания эффективных механизмов принятия управленческих решений за счет организации единых систем отчетности для предприятия.

Передовой международный опыт решения этих задач связан с трансформацией финансовой функции, призванной повысить ее добавочную стоимость для бизнеса. Один из основных трендов — оптимизация за счет постепенного перехода к единой унифицированной модели организации бизнес-процессов внутри компании. Эта тенденция опирается на набор ключевых направлений, успешное продвижение по которым позволяет компаниям выйти на новый уровень управления финансовыми процессами. Речь идет об унификации требований финансовой и управленческой отчетности и плана счетов, стандартизации ключевых бизнес-процессов, организации системы контроля корректности и полноты учета хозяйственных операций, а также обеспечении единой технологической платформы учета.

Однако преобразование финансовой функции в активного стратегического помощника и сервис-ориентированную структуру, сфокусированную на предоставлении дополнительных экономически рентабельных услуг, осложнено противоречиями, существующими между запросами и приоритетами бизнеса в трех сферах.

Первая из них — контроль и обеспечение достоверности информации для принятия управленческих решений. Дело в том, что требования финансовой функции к внутренним и внешним источникам информации растут в геометрической прогрессии, при этом связанные технологические решения и платформы остаются недоработанными, процессы — нестандартными, а «ручное управление» и корректирующие мероприятия существенно снижают операционную эффективность управления. Соответственно, организациям необходимо создавать технологическую платформу и заниматься организацией процессов сбора и анализа актуальной управленческой и финансовой информации, что обеспечивает единый подход к принятию управленческих решений, а значит, создает преимущества для бизнеса.

Вторая сфера противоречий — контроль соблюдения нормативно-законодательных требований: предприятия должны быть готовы к введению новых нормативных требований, сохраняя при этом неизменную операционную эффективность системы внутреннего контроля. В рамках своего развития финансовая функция неизбежно стремится преобразовывать бизнес в соответствии с требованиями и изменениями в учете (как РСБУ, так и МСФО), что может оказать существенное влияние на бизнес-процессы и системы.

Наконец, третья область, требующая особого внимания, — это сфера эффективности. Любые заметные изменения модели организации и управления бизнесом, слияния, организационные преобразования и фрагментация системных архитектур затрудняют ведение бухгалтерского и управленческого учета. Это неизбежно приводит к увеличению расходов, связанных с обслуживанием технологических платформ, снижению операционной эффективности исполнителей, несоответствиям в отчетности, а также к восприятию финансовой функции как несостоятельной единицы, не способной оперативно реагировать на нужды бизнеса.

Таким образом, учетная функция, представленная в группе компанией «Газпромнефть Бизнес-сервис», в рамках своей миссии поддержки операционной модели бизнеса и удовлетворения его потребностей должна решить несколько важнейших задач:

• обеспечить предоставление последовательной, точной, своевременной и актуальной управленческой информации для принятия бизнес-решений в рамках организации в целом;
• организовать процесс идентификации и управления рисками;
• упростить и стандартизировать процессы, а также обеспечить их техническую поддержку, которая позволит снизить операционные расходы и повысить эффективность.

Источник истины

Компании, которым удалось добиться настоящего партнерского сотрудничества внутри собственной структуры, получают значительное конкурентное преимущество — это аксиома. Исходя из этого, для создания передовой финансовой функции, нацеленной на поддержку бизнеса в части принятия управленческих решений, необходимо не только обеспечивать эффективность, контроль и соблюдение требований законодательства, но и формировать правильное понимание бизнес-процессов. Этому мешает целый ряд проблем, например наличие нескольких «источников истины», которые служат основой для принятия управленческих решений. Причина — недостаточная интеграция между транзакционными системами, системами планирования, консолидации и управленческой отчетности. Нередко отсутствует единый источник мониторинга и анализа возможностей развития бизнеса, позволяющий правильно оценить качество исполнения стратегии компании. Но, пожалуй, одна из основных проблем заключается в отсутствии единой для всех подразделений системы отчетности.

Не имея четкой стратегии и модели корпоративного управления в период внедрения систем управленческой отчетности, многие компании довольствовались тактическим подходом к автоматизации процессов сбора, обработки и анализа деловой информации, позволив своим подразделениям разрабатывать собственные точечные решения. Такой подход неизбежно приводил к появлению избыточного количества источников данных. В подобных условиях очень сложно правильно определить фокус приложения усилий на видах деятельности, которые приносят больше выгод, обеспечить наиболее эффективное распределение ресурсов, даже создать четкую систему повышения служебной квалификации, карьерного роста и подотчетности.

При этом очевидно, что дублирование и избыточное количество технологических решений и информационных систем приводит к чрезмерным затратам. Устранение ошибок и сверка информации также требуют выделения значительных ресурсов, сложно назвать эффективным и выполнение в ручном режиме трудоемких процессов разработки локальных отчетов.

Очевидно, что необходимо создание системы единой корпоративной отчетности, призванной обеспечить «единый источник истины» на всех уровнях организационной структуры, от отдела до предприятия в целом. Наличие такой системы позволит организации:

• определить, какие специалисты, бизнес-процессы и данные требуются компании, и привести эти потребности в соответствие с процессами принятия решений, которые необходимы для достижения общих стратегических и тактических целей;
• обеспечить тесную взаимосвязь между бизнесом и IT-функцией в части процессов сбора, обработки и анализа деловой информации, а также в части определения приоритетов и реализации инвестиций в IT;
• наладить взаимодействие и координацию деятельности подразделений компании по анализу управленческой и финансовой информации, а также создать предпосылки для организации процессов управления знаниями;
• повысить качество информации, которая используется для принятия решений на всех уровнях организационной структуры;
• повысить эффективность компании в части обработки данных, распространения информации на всех уровнях предприятия, а также улучшить результаты в перспективе за счет непрерывного сбора и анализа информации о последствиях принятых решений.

За счет использования единого массива данных при подготовке управленческой отчетности и консолидированной отчетности по МСФО (в рамках внедрении единой системы корпоративной отчетности) возможно повышение качества информации, необходимой для принятия бизнес-решений. При этом надежность информации, анализируемой бизнесом в рамках операционной деятельности, также подтверждается результатами аудиторских процедур, которые проводятся внешним аудитором.

Созданием «единого источника истины», основанного на единой методологии сбора, подготовки и анализа финансовой и управленческой отчетности, сегодня занимаются сразу несколько крупнейших международных нефтяных компаний. Например, в Shell уже разработали единый план счетов и внедрили единую систему консолидации, заменив консолидационные системы блоков. В BP разработан и внедрен во всех ключевых подразделениях глобальный шаблон финансовых процессов для операционного учета. Процессы организации «единого источника истины» еще не завершены, однако в BP и Shell уже заявили о получении ключевых выгод и преимуществ, в частности, о повышении качества данных и ускорении сроков подготовки отчетности, а также о снижении затрат на поддержку информационных систем.

Взгляд вперед

Опираясь на существующие тенденции, можно предположить, что в течение нескольких следующих лет процессы управления финансовыми функциями и подготовки финансовой отчетности в России претерпят большие изменения. Чтобы добиться успеха, компании уже сегодня должны постепенно проводить изменения, необходимые для решения вопросов, возникающих в рамках постоянного сближения РСБУ и МСФО. Кроме того, в рамках оптимизации функции финансового контроля необходимо заниматься созданием интегрированной автоматизированной среды внутреннего контроля, которая также предполагает оценку эффективности контрольных процедур и соблюдения требований законодательства.

Решение этих задач требует переосмысления роли финансовой функции и проведения дополнительных организационных изменений, которые позволят повысить прозрачность и подотчетность процессов, сформировать культуру осведомленности о механизмах контроля, улучшить процедуры управления рисками и технологиями для должного соответствия требованиям законодательства.

Очевидно, что в новых условиях функции управления соблюдением требований законодательства и финансового контроля должны быть централизованы в дирекции учета и финансового контроля, а не рассредоточены по дочерним обществам. При этом важен и вопрос интеграции различных требований системы внутреннего контроля и управления рисками с учетом требования сохранения гибкости в реагировании на нормативно-правовые изменения в будущем.

В «Газпром нефти» уже реализуются проекты оптимизации функции системы внутреннего контроля (СВК и GRC Access Control), которые позволят компании подойти подготовленными к новым внешним вызовам. А решению внутренних задач сокращения издержек и повышения эффективности должна способствовать оптимизация технологической платформы операционного учета и стандартизация процессов. Необходимый эффект достигается за счет использования ресурсов, которые в рамках стандартной модели управления были необходимы для понимания и анализа бизнес-процессов.

Пока перечень проблем, серьезно влияющих на эффективность и характерных для современного финансового и организационного состояния бухгалтерского учета, в отечественном бизнесе достаточно велик. Это и недостаточная стандартизация бизнес-процессов, и несоответствия в установлении и использовании плана счетов. При этом существующие организационные системы нередко противоречат текущим и будущим потребностям финансовой отчетности, а стандартные пути получения корректной отчетности по направлениям бизнеса вообще отсутствуют. Если добавить к этому сложности в организации учета по различным стандартам отчетности и большие временные затраты на закрытие финансового периода и вспомогательные процессы, становится понятно, что масштаб изменений должен быть внушительным.

Речь идет о преобразовании модели операционной деятельности за счет объединения в унифицированную схему всех процессов компании, начиная с управления проектами и заканчивая подготовкой финансовой отчетности. Это не только позволяет существенно экономить ресурсы — после завершения процессов унификации организация будет иметь в своем распоряжении надежную и единую финансовую функцию с изначально заложенной возможностью расширения под растущие запросы развивающегося бизнеса.

Состояние финансовой функции в «Газпром нефти» проанализировали еще в 2010 году, и на основе результатов анализа был разработан стратегический план развития, предполагающий постепенный переход к целевой операционной модели. На основании этого долгосрочного плана организационная структура компании продолжает интенсивно развиваться. Корпоративный центр постепенно отказывается от традиционной функции счетовода, переходя к ключевой роли самостоятельного бизнес-партнера, который определяет стратегию бизнеса каждого дочернего общества. В компании созданы единые центры поддержки финансовых процессов в части управления проектной деятельностью и организации бухгалтерского учета — это изменение схемы работы направлено на повышение операционной эффективности. Постепенный переход к унифицированным бизнес-процессам ведется с помощью использования единых шаблонных технологических платформ (шаблон 1С и «САПФИР»).

Таким образом, процесс трансформации финансовой функции в компании, запущенный пять лет назад, активно идет. Его конечная цель — последовательный переход к роли бизнес-партнера для дочерних обществ. И как показывает мировой опыт в сфере управления — это единственный путь к успеху.

Качество управления компанией зависит от достоверности и оперативности информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности, поступившей от подразделений. Поэтому часто компании отдают ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специальное подразделение – централизованную бухгалтерию1. При ее создании необходимо выбрать организационную форму, определить основные функции, подобрать персонал и рассчитать стоимость услуг.

Как правило, решение о создании централизованной бухгалтерии исходит от собственников компании и ее топ-менеджмента, заинтересованных в достоверности отчетных данных и в оперативном контроле над деятельностью дочерних предприятий. Руководители последних, напротив, редко приветствуют вывод из своего подчинения любого структурного подразделения. Но их позиция вряд ли обоснованна. Передача на внутрихолдинговый аутсорсинг ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности дочерних предприятий, а также таких функций, как подготовка консолидированной отчетности (по РСБУ и МСФО), налоговое управление (разработка налоговой политики, планирование, налоговая экспертиза документов), внутренний аудит отчетности, обеспечивают преимущества как управляющей компании, так и дочерним предприятиям, позволяя решить одновременно целый комплекс проблем.

Зачем централизовать учет

Ведение бухгалтерского учета независимыми от руководства дочерних компаний специалистами, по мнению автора, повышает уровень достоверности данных финансовой отчетности. Поэтому не только управляющая компания, но и руководители дочерних предприятий смогут получить объективную оценку финансово-хозяйственной деятельности. В результате можно обойтись без создания крупномасштабной системы внутреннего контроля и аудита.

Очевидно, что получать информацию через одно дочернее общество – бухгалтерскую компанию – более рационально, поскольку возрастает и оперативность поступления данных в головной офис, и объективность оценок. Вместо того чтобы направлять запросы в каждое дочернее предприятие, управляющая компания сможет получать необходимые сведения от одной специализированной компании.

Однако напомним, что действующее законодательство предусматривает возможность вмешательства в текущую деятельность дочерних предприятий лишь через советы директоров этих обществ. В этой связи, заключая договор на бухгалтерское обслуживание с предприятием холдинга, рекомендуется включить в раздел о конфиденциальности оговорку о том, что полученные данные могут быть предоставлены учредителю бухгалтерской компании – управляющей компании холдинга (подробнее о заключении договора речь пойдет ниже).

При централизации учета и отчетности в холдинге разрабатывается и утверждается единая учетная политика, внедряются единые стандарты ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Наличие единых стандартов позволяет создать универсальные описания для всех учетных процессов, что весьма полезно при внедрении автоматизированных систем, разработать одинаково пригодные для каждого из предприятий методические материалы. Таким образом компания и подстраховывает себя на случай смены сотрудников, и минимизирует риски искажения данных в индивидуальной и консолидированной отчетности.

Централизованная бухгалтерия будет решать административные вопросы, например, наем, оценку и обучение бухгалтеров, передачу дел от одного бухгалтера к другому, архивацию документации, а также окажет содействие по представлению интересов обслуживаемых компаний в ходе аудиторских и налоговых проверок, в суде. Кроме того, почти исключен срыв сроков представления налоговой и бухгалтерской отчетности из-за увольнения, болезни или отпуска главного бухгалтера какого-либо предприятия.

Для централизованного бухгалтерского учета потребуется меньшее количество сотрудников по сравнению с вариантом создания бухгалтерской службы каждым из предприятий. Все это дает существенную экономию как отдельному предприятию, так и группе в целом. К примеру, «Объединенная бухгалтерская компания» группы «ОМЗ» была создана еще в 2001 году. Для оценки экономической эффективности централизации учета мы сопоставляем фактические расходы группы на бухгалтерские услуги с возможными расходами в случае создания отдельных бухгалтерий на каждом предприятии группы. По нашим расчетам, в случае ликвидации «ОБК» расходы группы «ОМЗ» на организацию бухучета увеличились бы более чем в полтора раза.

Избавляясь от необходимости администрировать все процессы, связанные с учетом и отчетностью, руководители «дочек» смогут сосредоточиться на основных производственных функциях, поэтому вполне можно рассчитывать и на рост эффективности.

Этапы централизации

Если решение о централизации учетной функции принято, то предстоит выбрать правовую форму для будущей бухгалтерской компании, определить ее функции, оргструктуру, разработать и закрепить в договоре условия обслуживания клиентов – дочерних предприятий. Рассмотрим основные этапы создания центральной бухгалтерии в холдинге, в состав которого входят управляющая компания и дочерние предприятия.

Выбор организационной формы

Централизованная бухгалтерия может функционировать как структурное подразделение – бухгалтерская служба в составе управляющей компании или как отдельное юридическое лицо – специализированная организация (далее – бухгалтерская компания), созданная управляющей компанией.

Создание специализированной бухгалтерской компании, по мнению автора, более удачный вариант. При таком подходе руководителю управляющей компании не нужно ставить вторую подпись на отчетности «дочек», он не будет нести уголовную и административную ответственность за недостоверность и несвоевременность представления ими финансовой отчетности. Ответственность будет лежать на генеральном директоре бухгалтерской компании.

Личный опыт
Андрей Малютин,

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность передачи учетной функции как централизованной бухгалтерии в составе головной компании, так и специализированной организации. Мы предпочли второй вариант, создав отдельное юридическое лицо – общий центр обслуживания (ОЦО), по нескольким причинам.

При объединении всех бухгалтерских служб холдинга в централизованную бухгалтерию в устав головной компании придется включить положение об оказании бухгалтерских услуг дочерним предприятиям, поскольку это становится одним из направлений ее основной деятельности. Иначе впоследствии есть риск признания сделок недействительными.

Кроме того, при такой форме организации учета головная компания несет риски перевыставления налоговых претензий, предъявляемых обслуживаемым предприятиям. При наличии же ОЦО данные риски переадресовываются центру обслуживания, который и несет полную ответственность за достоверность финансовой отчетности.

Наконец, объединенную бухгалтерию нельзя считать полностью независимым источником информации для акционеров и инвесторов, в то время как ОЦО, являясь автономным поставщиком данных, позволяет руководству холдинга оперативно получать точные сведения по каждой компании и по всей группе.

Определение основных функций

Функции бухгалтерской компании, созданной в форме отдельного юридического лица, определяются его уставом. Основными из них обычно являются:

• организация бухгалтерского и налогового учета;
• обеспечение управляющей компании и дочерних предприятий холдинга оперативной и достоверной управленческой информацией;
• формирование налоговой, управленческой, финансовой отчетности предприятий;
• подготовка консолидированной отчетности (по стандартам, принятым для консолидированной отчетности);
• налоговое и бухгалтерское консультирование, а также экспертиза договоров;
• бухгалтерское и налоговое сопровождение ликвидации и реорганизации обществ;
• взаимодействие с налоговыми органами и внешними аудиторами.

Личный опыт
Александр Гончаренко,

В нашем холдинге создана централизованная бухгалтерия, действующая в форме подразделения в составе управляющей компании. Ее основные задачи – формирование единой учетной политики, разработка и согласование планов счетов дочерних компаний, сбор информации и подготовка консолидированной отчетности группы компаний по международным стандартам.

Нормативно-правовое обеспечение

Отношения между бухгалтерской компанией и ее клиентами – дочерними предприятиями оформляются договорами возмездного оказания услуг. Напомним, что административная и уголовная ответственность за недостоверность данных в налоговых декларациях и бухгалтерской отчетности лежит на руководителях предприятий. Поэтому очень важно с помощью договоров закрепить зоны ответственности бухгалтерской и дочерней компаний за процессы, связанные с учетом, отчетностью, а также графики и правила документооборота.

Так, в договоре должно быть отражено, что бухгалтерская компания обладает полномочиями бухгалтерии заказчика, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение определенных функций с момента подписания договора. Необходимо также предусмотреть, кто будет иметь право подписи бухгалтерской отчетности и расчетно-финансовых документов. Устанавливая в договоре правила документооборота, имеет смысл включить положение о сроке обработки первичных документов бухгалтерской компанией, а также о сроке, в течение которого эти документы должны быть представлены ей предприятиями-клиентами (например, в течение пяти дней с момента совершения хозяйственной операции). Довольно важно также ввести положение о том, что бухгалтерская компания не несет ответственности за недостоверные данные в бухгалтерском и налоговом учете, если заказчик не представил или несвоевременно представил первичные документы.

Повышенное внимание следует уделить оформлению доверенностей, которые руководитель бухгалтерской компании выдает главным специалистам, отвечающим в соответствии с должностной инструкцией за бухгалтерский учет и отчетность обслуживаемых предприятий. Эти доверенности частично делегируют персональную ответственность руководителя бухгалтерской компании по заключенным договорам и служат основанием для нотариального заверения права второй подписи в банковских карточках обслуживаемых предприятий.

Личный опыт
Александр Гончаренко, финансовый директор ООО «УК «Альфа-Капитал» (Москва)

Взаимоотношения дочерних компаний с централизованной бухгалтерией регулируются внутренними документами, разрабатываемыми компанией по собственному усмотрению – соглашениями, договорами. Кроме того, у нас применяются положение «О финансовой структуре компании» и «Регламент подготовки финансовой отчетности».

Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Отношения с обслуживаемыми предприятиями оформляются типовым договором на обслуживание (Service Level Agreement). В нем четко прописаны обязанности и ответственность исполнителя (ОЦО) и заказчика, содержится детальное описание документооборота (кто, когда и какие документы передает) и представляемой отчетности, а также перечень ответственных лиц, имеющих право подписи. Такой договор позволяет вести оперативный контроль над текущей работой и своевременно реагировать на пожелания клиентов. При необходимости по запросам сторон в него могут вноситься изменения.

Рисунок Организационная структура бухгалтерской компании

Организационная структура

В организационной структуре бухгалтерской компании рекомендуется выделить управление консолидированной (сводной) отчетности, управление методологии бухгалтерского учета и налогообложения, ответственное за разработку учетных политик холдинга и методических указаний.

Из сотрудников, исполняющих функции главных бухгалтеров для дочерних компаний, формируется группа главных специалистов по бухгалтерскому учету и отчетности. Они могут отвечать за отчетность не одного, а нескольких клиентов, в зависимости от размеров обслуживаемых предприятий. Главным специалистам подчиняются группы бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам: затраты и реализация; банковские и кассовые операции; расчеты с подотчетными лицами; финансовые вложения, кредиты и займы; учет имущества; учет расчетов по оплате труда.

По месту нахождения крупнейших дочерних предприятий холдинга создаются филиалы бухгалтерской компании с такой же организационной структурой, как у головной организации, за исключением управлений консолидации отчетности и методологии. Филиалы бухгалтерской компании ведут учет согласно единым методикам и стандартам, разработанным в головной компании. Они представляют отчетность обслуживаемой компании ее руководителю, а также в управление консолидированной отчетности холдинга. Руководители филиалов напрямую подчиняются генеральному директору бухгалтерской компании (рисунок). Отметим, что в небольших холдингах организационная структура бухгалтерской компании может быть проще, все зависит от размера обслуживаемых предприятий и от уровня поставленных задач.

Привлечение персонала

Чтобы оптимизировать затраты на создание квалифицированной бухгалтерской службы, набор персонала целесообразно проводить на конкурсной основе. В этой ситуации преимущества должны иметь сотрудники дочерних предприятий холдинга. На первом этапе возможен полный перевод бухгалтеров дочерних предприятий в штат бухгалтерской компании. Но в дальнейшем, по результатам аттестаций, наименее профессиональные работники могут быть уволены в соответствии с трудовым законо дательством.

Личный опыт
Алексей Гавриленя, финансовый директор ЗАО «Маратекс» (Москва)

Мы сначала отрабатывали схему централизованного бухгалтерского учета в одном подразделении. Опыт оказался удачным, после чего в течение трех месяцев в регионах были сокращены все бухгалтерские службы, а их функции переданы в централизованную бухгалтерию. В итоге нам удалось уменьшить численность персонала учетной службы на 30% – в основном за счет сокращения главных бухгалтеров на местах. Взамен были набраны обычные специалисты.

Определение стоимости услуг

Для определения стоимости услуг бухгалтерской компании рекомендуется формировать смету расходов на основе утвержденного бюджета (пример бюджетной модели с основными статьями доходов и расходов бухгалтерской компании представлен в табл. 1).

Таблица 1 Бюджет доходов и расходов на год (без НДС)

Бюджет доходов и расходов на год (без НДС)	Всего, у.е.	Всего, %
Доходы	100 000	100
Предприятие 1	18 000	18
Предприятие 2	11 000	11
Предприятие 3	7500	7,5
Прочие предприятия	63 500	63,5
Расходы	98 000	98
Условно переменные расходы, в т.ч.	60 000	60
фонд оплаты труда производственного персонала (+ЕСН)	60 000	-
Условно постоянные расходы, в т.ч.	38 000	38
фонд оплаты труда управленческого персонала (+ЕСН)	15 000	-
IT-услуги	10 000	-
страхование ответственности	5000	-
аренда	4000	-
обучение персонала, консультационные услуги	1000	-
коммунальные услуги	500	-
офисные расходы и ремонт оргтехники	500	-
текоммуникационные услуги	500	-
командировочные расходы	500	-
безопасность, архивация документов	500	-
расчетно-кассовое обслуживание	100	-
налог на имущество	50	-
амортизация	100	-
прочие расходы	250	-
Прибыль (убыток) до налогообложения	2000	2
Налог на прибыль	480	-
Чистая прибыль	1520	1,5
Справочно: бюджет капитальных вложений	1620	1,6

Бюджет капитальных вложений складывается из суммы чистой прибыли и амортизационных отчислений.

Доходная часть бюджета бухгалтерии формируется за счет фиксированной ежемесячной платы, вносимой каждым обслуживаемым предприятием. Размер платы не должен быть выше расходов дочернего предприятия на содержание собственной бухгалтерии. На первом этапе централизации учетных функций стоимость бухгалтерских услуг может быть равна этим затратам. После оптимизации организационной структуры организации и штата стоимость услуг должна быть снижена, а в дальнейшем регулярно пересматриваться.

Как и в любой сервисной компании, наибольшая доля в расходах центральной бухгалтерии приходится на оплату труда персонала. При формировании сметной стоимости услуг бухгалтерской компании в бюджетной модели рекомендуется принять фонд оплаты труда бухгалтеров (с учетом единого социального налога) за условно-переменные расходы, а ФОТ управленческого персонала (также с ЕСН) и прочие управленческие расходы – за условно-постоянные.

Долю каждого обслуживаемого предприятия в условно-постоянных расходах можно определить на основании трудовой загрузки бухгалтеров. В денежном выражении эту величину корректно определять как средневзвешенную, рассчитанную с учетом загрузки того или иного специалиста по обслуживанию конкретного предприятия и величины его заработной платы. Однако для простоты мы ограничимся условным примером, суммируя загрузку специалистов по каждому из обслуживаемых объектов и затем определяя соответствующую долю трудовой загрузки (табл. 2).

Таблица 2 Определение трудовой загрузки бухгалтеров

Процент загрузки бухгалтеров предприятий	Предприятие 1	Предприятие 2	Предприятие 3	Прочие предприятия	Всего
Группа главных специалистов по бухучету и налогам:
главный специалист 1	100				100
главный специалист 2		60	40		100
главный специалист 3				100	100
главный специалист 4				100	100
прочие главные специалисты				100	100
Группа бухгалтеров по учету затрат и реализации	20	15	10	55	100
Группа бухгалтеров по учету банковских, кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами	15	5	10	70	100
Группа бухгалтеров по учету финансовых вложений, кредитов и займов	15	20	5	60	100
Группа бухгалтеров по учету имущества	10	5	5	80	100
Группа бухгалтеров по расчетам оплаты труда	20	5	5	70	100
180	110	75	635	1000
Доля трудовой загрузки бухгалтеров, %	18	11	7,5	63,5	100
Справочно: стоимость услуг согласно бюджету доходов, у.е.	18 000	11 000	7500	63 500	100 000

На основании бюджета бухгалтерской компании и расчетной доли загрузки бухгалтеров по обслуживанию конкретного предприятия формируются сметы стоимости бухгалтерских услуг для клиентов. Базовая стоимость услуг бухгалтерии по запросу дочернего предприятия может быть проверена и подтверждена бюджетным управлением материнской компании, что иной раз облегчает процесс заключения договора.

Личный опыт
Леонид Астрин,

В нашем холдинге стоимость услуг бухгалтерской компании для каждого дочернего предприятия определялась отдельно, при этом мы заранее оговорили, что она должна быть в среднем на 15% меньше затрат компании на содержание собственной бухгалтерии.

Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Оплату услуг центральной бухгалтерии можно проводить двумя путями: определять стоимость услуг, исходя из заработной платы сотрудников, выполняющих заданный объем работы для предприятия, и самого объема (количества обрабатываемых счетов-фактур, транзакций и т.д.) или же основываться на расчете стоимости одной операции. Обычно компании начинают работать по первой схеме, но в дальнейшем переходят на вторую, принятую в мировой практике. Тогда заказчику проще понять, за что он платит, прогнозировать свои расходы, исходя из объемов работ.

При определении стоимости бухгалтерских услуг необходимо решить вопрос о финансовой ответственности бухгалтерской компании за налоговые риски обслуживаемых предприятий (например, штрафные санкции и пени по результатам налоговых проверок). Нужно различать налоговые риски, которые наступили вследствие ошибок, допущенных бухгалтерской компанией, и из-за налоговой политики, проводимой управляющей компанией. По второй группе рисков ответственность бухгалтерской компании исключена.

Возмещение затрат (в том числе по налогам) в результате наступления рискового события возможно из нескольких источников. Во-первых, за счет собственного резерва, созданного бухгалтерской компанией под условные обязательства на случай налоговых рисков. Его можно формировать из средств, поступающих от предприятий-клиентов в оплату бухгалтерских услуг. Во-вторых, можно включить в смету расходы на страхование профессиональной ответственности. Правда, управляющая компания нередко считает такие расходы неоправданными. В этом случае лучший выход – оформить поручительство материнской компании по финансовой ответственности централизованной бухгалтерии перед дочерними предприятиями.

Личный опыт
Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва)

Финансовая ответственность нашей бухгалтерской компании, представляющей собой отдельное юридическое лицо, застрахована. В случае судебного разбирательства по претензиям налоговой инспекции судебные издержки несет дочерняя компания – клиент центральной бухгалтерии.

Организация учетного процесса

По мнению автора, самый эффективный способ организации учетного процесса – ввод данных из первичных документов в автоматизированную учетную систему работниками дочернего предприятия холдинга непосредственно на месте документирования хозяйственной операции (так называемый ввод информации по источнику ее возникновения). Бухгалтер, получив оригинал первичного документа, проверяет достоверность введенной информации и создает бухгалтерскую запись для формирования главной книги. Но эта модель возможна только на предприятиях, внедривших ERP-системы.

Личный опыт
Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Учетный процесс в «ТНК-ВР Бизнессервис» организован на основе электронного документооборота и электронной архивации первичных документов. Сотрудники, работающие на территории предприятия-заказчика, принимают первичные документы, сканируют их и направляют в центр. При этом настройки системы электронного документооборота позволяют осуществить гибкую маршрутизацию документов и обеспечивают получение точной информации о местонахождении и степени обработки отправленных документов.

В учетной системе достаточно кликнуть по любой записи, тут же появится сканированное изображение нужного документа. Такая технология позволяет, с одной стороны, обрабатывать много документов в сжатые сроки, а с другой – обеспечивает качество учета на приемлемом уровне. К тому же учет можно вести на значительном расстоянии от места возникновения первичных документов и нахождения заказчиков.

Если же компания использует системы более низкого уровня, то сведения из первичных документов в учетную систему вносятся непосредственно в центральной бухгалтерии.

Личный опыт
Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва)

В настоящее время сбор первичной документации ведется сотрудниками бухгалтерской компании по месту нахождения дочерних предприятий. Данные передаются для обработки в центр, после чего документы возвращаются в дочернюю компанию на хранение. В будущем мы планируем наладить передачу в бухгалтерскую компанию только электронных копий первичных документов. Там сотрудники смогут их сканировать и сразу же возвращать клиенту.

При создании и во время работы централизованной бухгалтерии могут возникнуть проблемы.

Довольно часто подобные проекты встречают сопротивление со стороны руководства дочерних предприятий. Чтобы его преодолеть, необходимо проводить переговоры с руководителями дочерних структур еще до начала централизации учетного процесса, разъясняя преимущества, которые они получат после реорганизации.

Поскольку у дочернего предприятия холдинга нет возможности выбора – поставщик бухгалтерских услуг заранее определен материнской компанией – рыночные механизмы не могут работать в полной мере. При этом стоимость услуг бухгалтерской компании может быть как завышена, так и занижена, что в свою очередь влияет на качество оказываемых услуг. В этой ситуации третьей стороной в переговорах между бухгалтерской компанией и финансовыми директорами дочерних предприятий должна стать финансово-экономическая служба управляющей компании, которая контролирует процесс формирования и исполнения бюджета обеих заинтересованных сторон.

Могут возникнуть сложности из-за нарушения принципа единоначалия. Рядовой бухгалтер (специалист), обслуживающий одновременно несколько юридических лиц, автоматически получает несколько руководителей – главных специалистов, отвечающих за ведение учета на этих предприятиях. Возможное решение – предусмотреть в трудовых договорах и должностных инструкциях разделение административной и функциональной подчиненности бухгалтеров. То есть функционально они должны подчиняться главным специалистам по бухгалтерскому учету обслуживаемых предприятий, административно - только заместителю директора по учету и отчетности. Именно он вправе распределять между бухгалтерами задания, полученные от главных специалистов по ведению учета на обслуживаемых предприятиях.

Централизация учетной функции потребует не только системного подхода и определенных усилий со стороны управляющей компании, но и поддержки со стороны высшего руководства как холдинга в целом, так и его дочерних предприятий на всех этапах реструктуризации учетных процессов. В противном случае сложно рассчитывать на успешную реализацию проекта.

1 О применении внешнего аутсорсинга для названных функций см статью «Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг» . - Примеч. редакции.