Составление и оформление протокола. Оформление протокола Протокол как вид документа

Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.

• Как составить протокол?
• Из каких разделов состоит текст этого документа?
• Какие реквизиты обязательны для оформления протокола?

Оформление протокола

Протоколы, как виды документов в делопроизводстве , составляются на основании рукописных или диктофонных записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

С точки зрения полноты отражения хода заседания, различаются полные и краткие протоколы. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Пункты раздела «СЛУШАЛИ» нумеруются в соответствии с повесткой дня.

В полном протоколе после раздела «СЛУШАЛИ» могут записываться вопросы, заданные докладчику, и его ответы по схеме:

Королев А.И. (вопрос):

Ответ: …

Для удобства работы с протоколом фамилия лица, задавшего вопрос, и слово «Ответ» могут подчеркиваться.

В основной части протокола указывается номер и содержание вопроса в соответствии с повесткой дня, излагается выступление докладчика и записывается принятое решение (решения).

Текст выступления прилагается.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся результаты голосования:

Против - …,

Воздержалось - ….

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть оформляется по тем же правилам, что и в полном протоколе. В основной части краткого протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

В органах власти протоколы оформляются на бланках, например:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

(РОСАРХИВ)

ПРОТОКОЛ

заседания Научного совета

__________________ № ____________

В других организациях протоколы оформляются на стандартных листах бумаги. Для оформления протоколов удобно использовать шаблоны бланков (унифицированные формы) протоколов.

При оформлении протоколов используются следующие реквизиты:

• наименование организации – автора документа;
• вид документа – ПРОТОКОЛ – с указанием вида заседания, совещания (например: ПРОТОКОЛ совещания у руководителя Федерального архивного агентства);
• место проведения заседания, совещания;
• дата протокола;
• номер протокола.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на заседании и секретарем (сначала подпись председателя, затем – ниже – секретаря). Подписывается один экземпляр протокола.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы регистрируются, им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний координационных, экспертных, методических и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

В органах власти, действующих на основе коллегиальности, на основании протоколов издаются распорядительные документы: постановления (решения) (по каждому вопросу отдельно).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов (выписок из протоколов), которые рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем (списком) рассылки. Копии протоколов (выписки из протоколов) заверяются печатью службы делопроизводства (протокольного отдела).

Правила оформления протоколов устанавливаются в инструкции по делопроизводству (ДОУ) организации.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. Приложение 1). Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. Приложение 2).

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 166..

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 - 24.01.2000.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании Ларьков Н.С. Документоведение: Уч. пос. - Томск: Томск. гос. ун-т, 2005. - С. 106..

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Таким образом, самая крупная административная реформа Петра I была связана с заменой многочисленных и громоздких приказов коллегиями. Создание коллегий сначала не было сопряжено с разработкой каких-либо новых правил по организации делопроизводства в центральных учреждениях страны. Издание 28 февраля 1720 г. Генерального регламента в законодательном порядке определило структуру, штат, права и обязанности должностных лиц, порядок работы коллегий и других новых центральных учреждений.. Однако Генеральной регламент, определяя общую структуру и принципы деятельности, коллегий, не учреждал новые виды (разновидности) делопроизводственных, законодательных документов, а лишь содержал общие рекомендации по их составлению. Скорее, это была генеральная модернизация документной формы. А.А. Лукашевич, анализируя текст Генерального регламента и его первоначальной редакции, установил, что его составители так и не определили окончательно номенклатуру исходящих из коллегий документов и ограничились лишь общими пожеланиями Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XVIII в. (на материале Генерального регламента) // Советские архивы. 1991. № 4. С. 64..

Переход к "управлению дел" в новых центральных учреждениях "по новому манеру" не мог произойти одномоментно, несмотря на правительственные угрозы жестоких наказаний. Упраздненные приказы за многие десятилетия своей работы накопили огромный опыт в составлении разного рода служебных документов, поэтому введение законодательным путем новых видов документов не привело к быстрому и окончательному вытеснению прежних. Да и в самом Генеральном регламенте не было жесткого закрепления за документом одного названия. Отсюда полисемия делопроизводственных терминов, которая видна на всех стадиях его разработки. Даже в опубликованном тексте Регламента допускалось двойственное употребление терминов: "журнал" - "повседневная записка", "указ" - "грамота", "концепты" - "сочинения черные", "сочинения всяких указов и доношений", "патенты" - "жалованная грамота на чин", "мемориалы" - "доношения" и т.д. Таким образом. Генеральный регламент законодательно закрепил функционирование равнозначных слов-синонимов, что, конечно, не способствовало улучшению делопроизводства не только в коллегиях, но и в других учреждениях страны. Текст Регламента настолько перенасыщен иностранными словами, что оказался необходим словарь ("Толкование иностранных речей"), составленный как приложение к нему.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии федеральных органов исполнительной власти, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических и т.п. советов (комиссий). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров или участников обществ с ограниченной ответственностью, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.).

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.).

В обобщенном виде порядок составления протокола сводится к следующему.

При подготовке к заседанию или собранию формулируются вопросы повестки дня, т.е. те вопросы, по которым должны быть приняты решения; определяется состав основных докладчиков; подбираются соответствующие материалы, например проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили вопрос к обсуждению.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использование диктофона, а также подобранных к заседанию тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Полный протокол - это документ, в котором фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и делаются достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную картину заседания.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Ход обсуждения вопросов опускается. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Стенографический протокол - составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных (в том числе, стенографических) или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Под приведенное определение не подпадают документы под названием «Протокол», которые достаточно часто составляются в практике управленческой деятельности организаций и предприятий. Так, например, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события. Поэтому на них не распространяются общие правила составления и оформления протоколов.

Протокол, который оформляет деятельность коллегиального органа, оформляется на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги с использованием реквизитов бланка. В состав реквизитов входит следующее: наименование учреждения (организации, предприятия); вид документа (протокол); вид заседания, совещания; место для проставления индекса документа, даты; место составления протокола (место проведения заседания, совещания).

Если протокол оформляется на общем бланке или листе бумаги, наименование вида документа - ПРОТОКОЛ - рекомендуется печатать прописными буквами в разрядку: ПРОТОКОЛ.

Дата заседания и дата окончательного оформления и подписания документа практически всегда различаются. По общим требованиям протокол должен оформляться не позднее чем через пять дней после даты заседания. Закон «Об акционерных обществах» определяет максимальный период подготовки протокола заседания совета директоров - три дня, протокола общего собрания акционеров - 15 дней после окончания собрания.

Датой протокола всегда является дата заседания. Если совещание (заседание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Например:

21-24.04.2010 или полностью: 10.04.2010- 12.04.2010

В протоколах органов власти даты оформляются словесно-цифровым способом:

Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Номер (индекс) проставляется на одной строке с датой и обозначает порядковый номер заседания в пределах указанных сроков: «№ 02» или «№ 12». Номера протоколов могут содержать буквенные индексы. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: например, отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров; протоколы заседаний совета директоров; протоколы заседаний правления и т.д.

Реквизит «Место составления документа» означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось заседание. Например, если организация находится в Москве, а заседание проводилось в г. Туле, на протоколе проставляется: «г. Тула»

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) заседания коллегии; (чего?) заседания правления; (чего?) совещания начальников структурных подразделений. При оформлении протоколов в федеральных органах исполнительной власти рекомендуется вид заседания указывать после наименования вида документа и отделять его линейкой от последующего реквизита - «Место составления протокола». Помимо указания вида совещания, может быть указано, у кого оно проводится :

Пример оформления протокола в федеральных органах исполнительной власти приведен в приложении 11.

ПРОТОКОЛ

совещания у руководителя Департамента

И.О. Фамилия

Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений, текст документа состоит из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через два интервала от заголовка к тексту. После тире указывают их инициалы и фамилии. Например:

Председатель (Председательствующий) - П.0. Леонидов

Секретарь - Т.К. Дорофеева

С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке). При оформлении протоколов заседания с числом участников более 15 в документе указывают их количественный состав и делают отметку о том, что список (лист регистрации) прилагается к протоколу. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по спискам которой проводится подсчет присутствующих. Списки являются неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: П.И. Андреева, Д.М. Белов, Р.Г. Мартынов, Е.В. Ярощук

Присутствовали: 16 человек (список прилагается)

Для принятия решений на собрании необходим кворум, т.е. тот необходимый минимум участников, который делает правомочными принятые решения. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании, например:

Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами. Данные о приглашенных на заседание обязательно должны быть зафиксированы в протоколе. Например:

Приглашенные: финансовый директор Ф.Ю. Еремеев, главный бухгалтер И.И. Петрова

Рекомендуется указывать должности приглашенных на заседание лиц, так как упоминание только фамилий не раскрывает всей полноты информации об участниках. Вместе с тем часто бывает важно показать, какие именно должностные лица могут или должны участвовать в решении конкретных вопросов. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных организаций, то помимо их должностей указывают и места работы.

Вводная часть протокола заканчивается перечнем вопросов, которые обсуждаются на заседании. Он начинается словами «Повестка дня:» и располагается на два-три интервала ниже списка участников от границы левого поля. На бланках с продольным расположением реквизитов слова «Повестка дня» может выравниваться по центру. Перечисление вопросов закрепляет порядок их обсуждения.

Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Вопросы нумеруются арабскими цифрами и содержат указание на докладчиков по каждому вопросу (должностное лицо, готовившее данный вопрос). Например:

Повестка дня:

1. Об утверждении Положения о порядке хранения документов ЗАО «Гарант»

Доклад зав. архивом общества Карасевой О.П.

2. О перспективах развития Центра информационных технологий

Доклад руководителя Центра Васина Л.А.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. В ней отражается ход обсуждения вопросов на заседании и фиксируются принимаемые решения.

Основная часть текста протокола состоит из разделов. Их количество соответствует количеству вопросов, включенных в повестку дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), Эти слова печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер соответствующего раздела (вопроса повестки дня). Остальные части (ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ) не нумеруются.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика помещения в тексте протокола содержания докладов (сообщений, выступлений), но допускается и использование ссылки «Текст доклада прилагается». Это делается, если доклад большой и содержит значительный объем важной информации. В этом случае предпочтительнее подготовить его текст заранее и передать секретарю собрания. Текст доклада является приложением к протоколу. Например:

1. СЛУШАЛИ:

Васина Л.А. - текст доклада прилагается

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Важно отразить в протоколе все мнения, весь ход обсуждения. Поэтому, если докладчикам и выступающим в прениях задавались вопросы, после каждого выступления они обязательно фиксируются в протоколе в порядке поступления с указанием фамилии и текста вопроса и ответа на него.

Выступлений, помимо основного доклада, может не быть. В этом случае часть «ВЫСТУПИЛИ» из текста выпускается и раздел состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Записываемые решения должны быть краткими, точными, не допускающими их двоякого толкования. Если решений по одному вопросу несколько, они формулируются как несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Решения, зафиксированные в протоколе, носят распорядительный характер. Поэтому они должны формулироваться с использованием модели, характерной для распорядительных документов: «Что сделать». Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить устав общества в предложенной редакции

Если же в решении содержится указание на проведение дальнейших действий, должен быть также указан их исполнитель (исполнители) или ответственный за исполнение и срок исполнения. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Зав. архивом Карасевой О.П. к 01.04.2010 доработать проект Положения о порядке хранения документов ЗАО «Гарант» с учетом высказанных замечаний

Решения могут приниматься путем голосования. Так, например, обязательно голосуют за принимаемые решения на заседаниях советов директоров, обязательным является голосование при выборах или назначении должностных лиц и т.д. В этих случаях в протоколе после соответствующего решения указываются результаты голосования. Например:

«ПРОТИВ» - 2

«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - нет

или, если все присутствующие на заседании или собрании проголосовали «ЗА»:

Решение принято единогласно

Если во время обсуждения высказывается особое мнение, его содержание записывают в тексте протокола после соответствующего решения 1 .

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочного интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.).

Выписка из протокола

Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности - «Секретарь», его (ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации или соответствующей службы.

Примеры оформления полного и краткого протоколов и выписки из протокола приведены в приложениях 12-14.

Оформление протоколов органов управления негосударственных

организаций

В настоящее время возросло значение протокола как одного из основных документов в системах управления негосударственных коммерческих организаций: акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и др. Это объясняется тем, что именно в протоколах находит отражение деятельность коллегиальных органов управления негосударственных структур.

В частности, закон «Об акционерных обществах» называет протокол общего собрания акционеров основным документом, который фиксирует ход ведения собрания и решения, принятые по вопросам повестки дня. Значение этой разновидности протокола определяется прежде всего тем, что собрание является высшим органом управления акционерного общества и принимает решения по важнейшим вопросам его деятельности. Поэтому ряд правовых актов уделяют большое внимание обязательному составу информации таких протоколов, их юридически грамотному оформлению и удостоверению.

Чтобы протоколы, отражающие деятельность органов управления акционерных обществ, приобретали юридическую силу, при их оформлении следует учитывать не только рассмотренные выше типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола). Нормы законодательных и нормативных актов значительно расширяют их состав, определяют ряд дополнительных условий, при которых протокол общего собрания акционеров становится юридически значимым документом.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» и Положение

• 0 дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров 2 определили, что в протоколе общего собрания акционеров должно быть отражено следующее:
  • полное фирменное наименование и место нахождения общества;
  • вид общего собрания (годовое или внеочередное);
  • форма проведения собрания (собрание или заочное голосование);
  • дата проведения собрания (дата составления протокола);
  • место проведения собрания (точный адрес);
  • повестка дня общего собрания акционеров;
  • время начала и окончания регистрации лиц, имевших право на участие в общем собрании акционеров;
  • время открытия и закрытия общего собрания, а в случае, если решения, принятые собранием, и итоги голосования по ним оглашались на общем собрании, также время начала подсчета голосов;
  • при проведении заочного голосования указывается почтовый адрес, по которому направлялись заполненные бюллетени для голосования;
  • число голосов, которыми обладали лица, включение в список лиц, имеющих право на участие в собрании, по каждому вопросу повестки дня;
  • число голосов, которыми обладали лица, реально принявшие участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня собрания с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу;
  • число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался») по каждому вопросу повестки дня общего собрания, по которому имелся кворум;
  • формулировки решений, принятых собранием по каждому вопросу повестки дня;
  • имена выступающих и основные положения выступлений;
  • председатель (президиум) и секретарь собрания.

Структура текста и правила оформления протокола общего собрания акционеров практически те же, что и для всех документов этого вида. Основные требования правовых актов относятся к составу информации, прежде всего той, которая включается в его вводную часть.

Данные «Полное фирменное наименование», «Место проведения» и

«Дата» - это реквизиты бланка протокола, правила оформления которых рассматривались выше. Вместе с тем в протоколах общих собраний акционеров дата проведения собрания часто указывается не только в бланке, но и во вводной части.

«Вид общего собрания» отражается в заголовке к тексту и уточняет, какое именно собрание, годовое или внеочередное, проводилось акционерами.

Так же как в любом другом протоколе, оформляются сведения о председателе и секретаре общего собрания и о вопросах, включенных в повестку дня.

Все остальные блоки информации, определенные правовыми актами, значительно расширяют и уточняют типовые сведения о присутствующих, ходе проведения собрания и характерны именно для протоколов акционерных обществ.

Вводная часть протокола начинается с информации, характеризующей само собрание. В состав данных входит:

• форма проведения собрания;
• место проведения общего собрания (точный адрес);
• время начала и окончания регистрации участников собрания;
• время начала и закрытия общего собрания, а в случае, если решения, принятые собранием, и итоги голосования по ним оглашались на общем собрании, также время начала подсчета голосов.

«Форма проведения собрания» - это указание на то, что собрание проводится в форме совместного присутствия акционеров (собрание) или в форме заочного голосования. Такое уточнение является важным, так как форма собрания влияет на весь ход принятия акционерами решений. Тексты протоколов таких собраний будут разными:

• протокол собрания в форме совместного присутствия акционеров составляется по типовой схеме;
• протокол, отражающий ход заочного голосования, является аналогом протокола счетной комиссии по результатам голосования.

Данные о месте проведения общего собрания не являются повторением реквизита бланка «Место составления протокола». Место проведения - это точный и полный адрес, по которому проводилось собрание.

В протоколе общего собрания акционеров обязательно должно быть зафиксировано время начала и окончания регистрации участников; время начала и закрытия общего собрания. Это очень важно, так как организация проведения общего собрания акционеров должна обеспечивать всем лицам, присутствующим на собрании, равные возможности, начиная с процедуры регистрации. От того, как и когда были проведены регистрация и голосование, напрямую зависят результаты голосования и правомерность принятых решений. Так, начало общего собрания не прекращает регистрацию лиц, имеющих право на участие в собрании. Акционеры, прибывшие уже после начала собрания, имеют право участвовать в голосовании по тем вопросам, которые рассматриваются после их регистрации. Включение в протокол указанных данных дает возможность определить, соблюдались ли эти и иные установленные правовыми актами требования в процедуре проведения собрания. Нарушение правовых норм, отраженное в протоколе, не позволяет считать собрание состоявшимся, а решения принятыми.

Не менее важным является представление в протоколе общего собрания акционеров данных о присутствующих на собрании акционерах, их представителях и иных лицах, имеющих право на участие в собрании. Эти сведения будут значительно отличаться от способа представления информации о присутствующих в типовом протоколе. Так, в протоколе общего собрания акционеров указывается не только количество участников собрания, но и количество имеющихся у них голосов.

Количество голосов участников общего собрания акционеров соответствует количеству голосующих акций, которыми владеют все участники. Поэтому в протоколе помимо общего числа присутствующих акционеров важно зафиксировать:

• 1) число голосов, которыми обладали акционеры и их представители, включенные в список лиц, имеющих право участвовать в собрании, по каждому вопросу повестки дня;
• 2) число голосов, которыми обладали лица, реально принявшие участие в собрании, по каждому вопросу повестки дня с указанием, имелся ли кворум на собрании.

Например:

Закрытое акционерное общество Информационные технологии

ПРОТОКОЛ

Общего собрания акционеров

Вид собрания: Годовое общее собрание акционеров.

Форма проведения собрания: совместное присутствие акционеров.

Дата проведения собрания: 23.03.2010.

Место проведения собрания: Москва, ул. Пятницкая, д. 3, стр. 2.

Время начала регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, - 10.00.

Время окончания регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, -14.00

Время открытия общего собрания акционеров - 12.00.

Время закрытия общего собрания акционеров - 18.00.

Председатель - Н.М. Кораблев

Секретарь - Т.А. Антонова

На день проведения общего собрания акционеров общее число голосующих акций ЗАО «Информационные технологии» составляет 100 шт., из них обыкновенных акций - 80 шт.; привилегированных акций - 20 шт.

В список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в соответствии с реестром акционеров включены 40 акционеров, обладающих в совокупности 100 голосами (по 1 вопросу -100 голосов; по 2 вопросу - 100 голосов; по 3 вопросу - 100 голосов).

Зарегистрировались к началу собрания и присутствовали на собрании: 30 владельцев голосующих акций и их полномочных представителей, обладающих в совокупности 80 шт. голосующих акций, что составляет 80% общего числа голосующих акций (по 1 вопросу - 80 голосов, по 2 вопросу - 80 голосов, по 3 вопросу -80 голосов).

Протокол № 1 счетной комиссии и журнал регистрации участников собрания прилагаются.

Кворум имеется. Собрание считается правомочным по всем вопросам, включенным в повестку дня.

Приглашенные: представитель аудитора - общества ЗАО «Реестр» старший аудитор Михайлов В.М., главный бухгалтер ЗАО «Информационные технологии» Уфимцева Т.С.

Фамилии и инициалы акционеров, как правило, в протоколе не указываются. Они содержатся в обязательных документах, которые составляются при подготовке к проведению собрания:

• 1) в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (общее количество акционеров общества);
• 2) в документе, который используется для регистрации участников, например в журнале регистрации (количество лиц, реально участвующих в собрании).

Список и журнал являются приложениями к протоколу общего собрания акционеров.

Представленные в протоколе расширенные данные о присутствующих на собрании позволяют сделать вывод о наличии кворума по каждому вопросу повестки дня и о признании правомочными принятых решений и собрания в целом.

Основная часть протокола выстраивается по типовой схеме «СЛУ-ШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» или «СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Текст протокола должен быть очень подробным и содержать основные положения выступлений; имена выступавших лиц; вопросы и ответы на них; формулировки решений, принятых по каждому вопросу повестки дня.

Решения на общих собраниях акционеров всегда принимаются голосованием.

Голосование на общем собрании акционеров осуществляется по принципу «одна голосующая акция - один голос», за исключением случаев кумулятивного голосования по выборам в совет директоров. При кумулятивном голосовании число голосов, принадлежащих каждому акционеру, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в совет директоров (наблюдательный совет) общества, и акционер вправе отдать полученные таким образом голоса полностью за одного кандидата или распределить их между двумя и более кандидатами. Избранными в состав совета директоров считаются кандидаты, набравшие наибольшее число голосов.

Выписки из протокола общего собрания акционеров не оформляются. Акционеры могут потребовать копию протокола собрания. Она должна быть выдана любому акционеру общества за плату, которая не может превышать стоимости расходов на изготовление копии.

Значительное число однотипных обязательных данных позволяет изготавливать трафаретные формы протоколов общих собраний акционеров, имеющих заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения их информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Они позволяют значительно упростить составление документов.

Для протокола общего собрания акционеров постоянной информацией являются данные, обязательные для включения во вводную часть протокола и в блок, характеризующий итоги голосования. Их можно заранее внести в память компьютера и затем дополнять информацией, соответствующей конкретному собранию. Использование таких заранее заготовленных форм не только облегчает работу секретаря собрания, но и не позволяет при составлении протокола упустить какие-либо обязательные данные, от которых зависит его юридическая сила.

Пример трафаретной формы протокола общего собрания акционеров:

Закрытое акционерное общество ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Протокол

собрания акционеров

Вид собрания: _

Форма проведения собрания:_

Дата проведения собрания:_

Место проведения собрания:_

Время начала регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, -_

Время окончания регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, -_

Время открытия общего собрания акционеров -_

Время закрытия общего собрания акционеров -_

Председатель -Секретарь -

На день проведения общего собрания акционеров общее число голосующих акций

ЗАО «Информационные технологии» составляет_шт., из них обыкновенных акций -

Шт.; привилегированных акций -_шт.

В список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров в соответствии с реестром акционеров включены_акционеров, обладающих в совокупности _голосами (по 1 вопросу -_голосов; по 2 вопросу -_голосов; по

Зарегистрировались для участия в собрании:_владельцев голосующих акций

и их полномочных представителей, обладающих в совокупности_шт. голосующих

Протокол №_счетной комиссии и журнал регистрации участников собрания

прилагаются.

Кворум имеется по_вопросам/не имеется по_вопросам. Собрание считается правомочным по_вопросам, включенным в повестку дня.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

• 1. СЛУШАЛИ:

Новая страница 1

Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляется на общем бланке, который обычно включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления номера и даты, место для текста протокола, место для заголовка к тексту.

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола имеет отличия от оформления этого реквизита в других документах. Как правило, заголовок содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: протокол заседания коллегии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается; секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на заседание из других организаций. Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к. список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации. Списки регистрации передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. При этом в протоколе указывают: Присутствовали: 57 чел. (список прилагается) .

Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Ее содержание определяется руководителем, который будет вести заседание. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога «О» или «Об» (отвечает на вопрос «О чем?»). По каждому пункту указываются инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил сообщение по данному вопросу.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

В основной части текста должно содержаться столько же разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Разделы нумеруются той же нумерацией, что и повестка дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, которые печатаются от левого поля. После слова “СЛУШАЛИ” в тесте протокола излагают записи речи основного докладчика; после слова “ВЫСТУПИЛИ” – записи высказываний участников обсуждения вопроса; после слова “ПОСТАНОВИЛИ” – изложение постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения. Например:

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования, однако в ряде протоколов (например, протоколах общего собрания акционеров) указывается общее количество лиц, принявших участие в голосовании, и распределение голосов «За», «Против», «Воздержались».

Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в форме именительного падежа. Изложение записи выступления (обычно в форме третьего лица единственного числа) отделяют от фамилии дефисом.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или стенографической. Формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий в оформлении они не имеют.

Краткий протокол – это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит оперативный характер. По такому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого решения.

В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. После вводной части в таком протоколе делается запись «Заседание стенографировалось». Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.